Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat — Nota JomSkor

Kegunaan Dokumen Perniagaan

Tiga sebab dokumen perniagaan disimpan.

• Bukti bertulis bahawa suatu urus niaga telah berlaku.
• Rujukan ketika membuat perekodan.
• Berfungsi sebagai rujukan pada masa hadapan.

Dokumen Sumber lawan Dokumen Bukan Sumber

Pembezaan paling penting dalam bab ini. Hanya dokumen sumber direkod ke dalam Buku Catatan Pertama.

• Dokumen sumber: menjadi rujukan utama bagi perekodan ke dalam Buku Catatan Pertama.
• Dokumen bukan sumber: TIDAK digunakan dalam perakaunan, tetapi menjadi dokumen sokongan untuk melancarkan urusan perniagaan.
• Contoh dokumen bukan sumber: surat tanya, sebut harga, pesanan belian, nota penghantaran, katalog.

Jenis Urus Niaga

Menentukan dokumen dan buku catatan yang terlibat.

• Urus niaga tunai: jual beli yang melibatkan pembayaran tunai atau cek serta-merta.
• Urus niaga kredit: jual beli secara berhutang; pembeli membayar kemudian.

Dokumen Sumber Utama

Kenal setiap satu dan fungsinya — soalan objektif suka menguji padanan dokumen dengan urus niaga.

• Invois — bukti urus niaga jual beli secara KREDIT.
• Nota Debit — menambah amaun invois (tercatat terkurang / caj tambahan).
• Nota Kredit — mengurangkan amaun invois (pulangan barang niaga / tercatat terlebih).
• Bil tunai — bukti belian dan jualan menggunakan tunai atau cek.
• Resit rasmi — bukti penerimaan dan pembayaran menggunakan tunai atau cek.
• Keratan cek — mengandungi tarikh cek, nama penerima, tujuan dan amaun cek.

Dokumen Dalaman

Dokumen yang dihasilkan dan digunakan dalam perniagaan itu sendiri.

• Baucar pembayaran — menunjukkan suatu pembayaran telah dibuat, diperakui dan ditandatangani oleh penerima.
• Baucar tunai runcit — membuktikan pembelanjaan kecil secara tunai daripada Dana Tunai Runcit.
• Slip daftar tunai — senarai barang yang dibeli berserta jumlah bayaran; cetakan daripada mesin daftar tunai.
• Slip bank — untuk mendepositkan atau mengeluarkan tunai daripada bank.
• Slip transaksi perbankan elektronik — bukti transaksi melalui ATM dan mesin deposit.

Penyata Akaun Pelanggan

Rujuk jenis pihak dan transaksi pada dokumen. Panduan rasmi UPTM menunjukkan penyata akaun digunakan untuk menyemak invois, bayaran dan baki yuran pelanggan. Sumber: https://www.uptm.edu.my/media/attachments/2022/01/21/panduan-menyemak-invois-dan-baki-yuran-1.pdf

• Penyata akaun ialah ringkasan invois, bayaran, pelarasan dan baki hutang antara penjual dengan pelanggan bagi sesuatu tempoh.
• Pelanggan boleh menyemak invois yang belum dijelaskan serta bayaran yang telah diterima penjual.
• Bezakan penyata akaun pelanggan daripada penyata bank; baki dan transaksi akaun bank bukan maklumat utama penyata pelanggan.
• Penyata akaun ialah dokumen sokongan. Urus niaga sudah direkod daripada dokumen sumber asal, jadi jangan merekod transaksi sama sekali lagi semata-mata kerana penyata diterima.

Contoh soalan

Kedai Buku Ilmu menerima invois daripada Pembekal Cerdas bagi belian barang niaga RM2 000 secara kredit. Keesokannya, Kedai Buku Ilmu memulangkan barang rosak bernilai RM300 dan menerima Nota Kredit. Nyatakan Buku Catatan Pertama bagi setiap dokumen dan kesannya terhadap hutang.

• Dokumen 1: Invois diterima daripada pembekal bagi belian kredit.
• Invois yang DITERIMA bagi belian kredit direkod dalam Jurnal Belian.
• Kesan: hutang Kedai Buku Ilmu kepada Pembekal Cerdas bertambah RM2 000.
• Dokumen 2: Nota Kredit DITERIMA kerana memulangkan barang kepada pembekal.
• Pulangan barang niaga kepada pembekal direkod dalam Jurnal Pulangan Belian.
• Kesan: hutang berkurang RM300 — Nota Kredit sentiasa MENGURANGKAN amaun.
• Baki hutang: RM2 000 − RM300 = RM1 700.

Invois → Jurnal Belian (hutang +RM2 000). Nota Kredit → Jurnal Pulangan Belian (hutang −RM300). Baki hutang kepada Pembekal Cerdas = RM1 700.