Bahagian-Bahagian Fungsian Utama Dalam Organisasi Perniagaan — Nota JomSkor

Bahagian Fungsian, Struktur Organisasi dan Carta Organisasi

Bahagian fungsian merupakan sebahagian atau rantaian dalam sesebuah organisasi yang mempunyai tanggungjawab dan fungsi secara khusus atau spesifik. Struktur organisasi perniagaan ialah susunan dan hubungan antara setiap bahagian fungsian untuk mencapai visi, misi dan objektif (VMO) perniagaan yang telah ditetapkan. Struktur ini dibahagikan mengikut bahagian fungsian supaya setiap anggota mengetahui dengan jelas tanggungjawab, kedudukan dan spesifikasi tugas; setiap bahagian diketuai oleh seorang pengurus dan dalam organisasi yang besar pekerja diletakkan mengikut kepakaran yang berbeza. Carta organisasi merujuk pada struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk hierarki dan menunjukkan fungsi jabatan atau unit utama. Empat aspek penting yang digambarkan: (a) Pembahagian kerja - pengagihan tugas berdasarkan tahap jawatan; bahagian pengurusan membuat perancangan dan pengawalan manakala bahagian operasi melaksanakan tugas yang dirancang. (b) Hubungan antara ketua dengan pekerja - ketua mempunyai kuasa mengarah, pekerja melaksanakan tugas dan melaporkan kepada ketua. (c) Jenis tugas - bergantung pada jawatan yang disandang. (d) Hierarki pengurusan - tiga peringkat: pengurusan atasan (keseluruhan operasi organisasi), pengurusan pertengahan (bahagian masing-masing), pengurusan bawahan (unit masing-masing).

Bahagian fungsian = rantaian dengan tanggungjawab khusus -> Struktur organisasi = susunan antara bahagian untuk capai VMO -> Carta organisasi menggambarkan: Pembahagian kerja + Hubungan ketua-pekerja + Jenis tugas + Hierarki pengurusan

Empat Tujuan Umum Bahagian Fungsian

Tujuan bahagian fungsian adalah untuk memastikan semua aktiviti perniagaan dapat dilakukan dengan pantas dan efisien serta membantu mencapai visi, misi dan objektif yang diingini. Empat tujuan khusus: (1) penumpuan pada bidang tugas yang diberikan sahaja iaitu pengkhususan tugasan atau kerja; (2) dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam satu jabatan; (3) mudah melatih pekerja baharu kerana bidang pengkhususan yang sama; (4) dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya sistem perkongsian sumber.

Penumpuan bidang tugas (pengkhususan) + Tingkat kemahiran + Mudah latih pekerja baharu + Kurangkan kos dan masalah pengurusan

Bahagian Pentadbiran, Sumber Manusia dan Kewangan

Pentadbiran ialah pelaksanaan tugas yang ditetapkan ke arah mencapai VMO; tujuannya menjalankan proses sokongan supaya semua aktiviti berjalan lancar; peranannya mengurus, menyimpan dan menerima rekod, menyediakan dokumen syarikat dan menguruskan program seperti mesyuarat. Pengurusan sumber manusia melibatkan perancangan sumber manusia, pengrekrutan dan pemilihan (temu duga), penilaian prestasi dan kebajikan pekerja; empat peranannya ialah perancangan sumber manusia, latihan dan pembangunan, perkhidmatan pekerja dan kebajikan, serta perhubungan industri. Pengurusan kewangan merancang, menyusun, mengarah dan mengawal aspek pembiayaan dan perbelanjaan; tiga peranannya ialah membuat perancangan kewangan, mengagihkan sumber kewangan mengikut peruntukan yang ditetapkan, dan mengawal kewangan setiap bahagian.

Pentadbiran = proses sokongan | Sumber manusia = Perancangan + Latihan & pembangunan + Perkhidmatan & kebajikan + Perhubungan industri | Kewangan = Rancang + Agih + Kawal

Bahagian ICT dan Penyelidikan dan Pembangunan (R&D)

ICT merangkumi penggunaan teknologi komputer dan perisian untuk mengubah, memindahkan, memproses, menyimpan dan melindungi maklumat secara selamat, mudah, cepat dan tepat. Tujuan ICT: operasi organisasi lebih efektif dan efisien; memudahkan komunikasi dalaman (Intranet) dan luaran (Internet) untuk e-dagang, e-perolehan dan e-pemasaran; menyimpan maklumat dan data perniagaan dalam pangkalan data; mempercepat urus niaga. Peranan ICT termasuk bertanggungjawab terhadap keselamatan sistem, memastikan hanya pengguna yang dibenarkan boleh mengakses sistem, menyediakan sistem simpanan penuh untuk data kritikal, dan membantu pekerja menyelesaikan masalah perisian. Enam aplikasi teknologi maklumat dalam perniagaan: e-pemasaran (memasarkan produk keluaran secara dalam talian), e-dagang (tempahan, pembelian dan pembayaran secara dalam talian), e-government (urusan perniagaan dalam talian dengan kementerian dan jabatan kerajaan supaya lebih cepat, jimat kos dan telus), e-banking (urusan perbankan dalam talian seperti membayar bil, membuat pelaburan dan menyemak baki akaun), penggunaan laman sosial (mengiklankan barang, meluaskan rangkaian rakan perniagaan, mencari pelanggan baharu dan mengekalkan pelanggan sedia ada), dan penggunaan e-mel. R&D melibatkan pembangunan produk baharu dan penambahbaikan produk sedia ada termasuk rekaan produk; tujuannya meningkatkan tahap pengeluaran dan pemasaran produk serta menghasilkan produk berkualiti dengan kos efektif. Contoh: pasukan penyelidik dari Pusat Kejuruteraan Tisu, Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia (PPUKM) berjaya menghasilkan kulit gantian MyDerm.

ICT = Efektif & efisien + Komunikasi Intranet/Internet + Simpan data + Percepat urus niaga | R&D = Produk baharu + Penambahbaikan produk sedia ada

Bahagian Pembelian, Bahagian Pengeluaran dan Tiga Kawalan Pengeluaran

Pembelian ialah aktiviti antara penjual dan pembeli untuk menukarkan barang dan perkhidmatan menggunakan alat transaksi yang sah. Peranan bahagian pembelian: menentukan kuantiti dan spesifikasi barang yang dibeli adalah tepat, memilih pembekal yang bersesuaian dan cekap, serta memastikan barang diterima tepat pada masa dan lokasi yang ditentukan. Enam tatacara pembelian: menerima tempahan belian daripada pengurus jualan, mencari pembekal yang sesuai, menerima sebut harga daripada pembekal, menilai pembekal-pembekal, membuat pesanan pembelian, dan penerimaan barang daripada pembekal. Pengeluaran ialah proses menghasilkan barang melalui proses transformasi yang menukarkan input (tanah, buruh, teknologi, bahan mentah) kepada output; peranannya menghasilkan barang dan perkhidmatan, memenuhi keperluan dan kehendak, dan menukarkan input kepada output. Pengurus pengeluaran bertanggungjawab kepada tiga kawalan: Kawalan awalan memastikan semua bahan atau input berada dalam keadaan baik dan berkualiti sebelum proses transformasi dimulakan seperti mesin dalam keadaan baik, bahan mentah berkualiti dan tenaga kerja mencukupi. Kawalan semasa terdiri daripada tiga elemen iaitu kawalan pengeluaran (memastikan proses berjalan lancar dan mengatasi masalah dengan segera), kawalan utiliti mesin (memastikan peralatan dan mesin dalam keadaan baik, mengawal penggunaan mesin, membaiki mesin dengan segera dan menyelia mesin secara konsisten dan berkala), dan kawalan staf (memastikan staf bekerja secara efektif, efisien dan fokus kepada sasaran pengeluaran serta tenaga buruh mencukupi). Kawalan selepas ialah pemeriksaan kualiti terakhir bagi memastikan produk berada pada standard yang betul, dijalankan secara manual atau automatik.

Tatacara belian: Terima tempahan -> Cari pembekal -> Terima sebut harga -> Nilai pembekal -> Pesanan belian -> Terima barang | Pengeluaran: Input -> Proses transformasi -> Output, dikawal oleh Kawalan awalan -> Kawalan semasa (pengeluaran + utiliti mesin + staf) -> Kawalan selepas

Pemasaran, Pengagihan, Jualan dan Khidmat Pelanggan

Pemasaran ialah aktiviti mencipta nilai barang, penentuan harga, promosi dan pengedaran produk. Strategi pemasaran terdiri daripada sasaran pasaran (kumpulan pengguna sedia ada atau bakal pengguna yang berpotensi membeli) dan campuran pemasaran dengan empat elemen: produk, harga, pengedaran atau pengagihan, dan promosi. Pengagihan memastikan barang diterima pengguna mengikut tempat dan masa yang tepat dalam keadaan baik; empat saluran agihan: Saluran 1 (Pengeluar -> pengguna, pemasaran langsung tanpa orang tengah - barang tidak tahan lama, barang bernilai tinggi, tempahan khas, perkhidmatan profesional); Saluran 2 (Pengeluar -> peruncit -> pengguna, satu orang tengah - kosmetik, tayar, alat elektrik, pakaian); Saluran 3 (Pengeluar -> pemborong -> peruncit -> pengguna - barang keperluan harian seperti gula dan beras); Saluran 4 (Pengeluar -> ejen -> peruncit -> pengguna - pakaian berjenama, buku dan majalah). Jualan ialah transaksi yang memberikan nilai tambah kepada penjual dan pembeli; peranannya menjawab pertanyaan pelanggan, membuat jualan bersemuka atau dalam talian, menyediakan sebut harga, berunding tentang diskaun dan terma, memberi nasihat teknikal, mengurus masa promosi jualan, dan mengemas kini rekod pengguna. Khidmat pelanggan ialah keupayaan organisasi menyampaikan produk melebihi tahap yang diharapkan pelanggan secara berterusan dan konsisten.

Strategi pemasaran = Sasaran pasaran + Campuran pemasaran (Produk, Harga, Pengedaran, Promosi) | 4 saluran agihan mengikut bilangan orang tengah

Lapan Langkah Pembangunan Produk Baharu dan Pasaran Baharu

Pembangunan produk ialah strategi pertumbuhan untuk memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada. Lapan langkah: (a) penjanaan idea daripada sumber dalaman (R&D syarikat, pengurusan, kakitangan) dan sumber luaran (pelanggan, pesaing, pengedar, pembekal, firma reka bentuk); (b) penyaringan idea untuk memilih yang terbaik dan menggugurkan yang kurang berpotensi; (c) pembangunan produk dan pengujian konsep dengan kumpulan pengguna sasaran; (d) pembangunan strategi pemasaran; (e) analisis perniagaan iaitu kajian semula jualan, kos dan unjuran keuntungan; (f) pembangunan produk iaitu mereka bentuk produk prototaip; (g) ujian pemasaran ke atas produk prototaip; (h) komersialisasi iaitu keputusan tentang di mana, bila, kepada siapa dan bagaimana. Pasaran baharu penting untuk menguasai pasaran yang lebih besar, mengembangkan pasaran sedia ada, mewujudkan peluang pasaran dan mengelakkan pasaran tepu. Pasaran domestik diteroka dengan mencari kawasan yang belum diterokai dan menyertai ekspo atau pameran, manakala pasaran antarabangsa melalui promosi agresif, rundingan hubungan dua hala, usaha sama dan pameran ke luar negara.

Idea -> Saring -> Bangun & uji konsep -> Strategi pemasaran -> Analisis perniagaan -> Bangun produk -> Ujian pemasaran -> Komersialisasi

Interaksi Bahagian Fungsian: Organisasi Luar, Aliran Maklumat dan Aliran Barang

Tiada bidang fungsian yang boleh bekerja secara berasingan; setiap bahagian saling bergantung. Tujuan interaksi dengan organisasi luar ialah mewujudkan komunikasi dengan pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan. Kepentingannya: mewujudkan jaringan perniagaan, mengukuhkan hubungan baik sedia ada, menjalin kerjasama strategik, dan menambahkan sumber perniagaan. Aliran maklumat melibatkan proses komunikasi enam langkah: penghantar (mencipta maklumat daripada pencetusan idea), enkod (mengolah idea dalam bentuk tulisan, gambar atau pertuturan), saluran (kaedah menghantar mesej menggunakan audio, visual dan bertulis), dekod (penerima menterjemah mesej), penerima (menterjemah berdasarkan pengalaman, budaya dan latar belakang), dan maklum balas (tindak balas penerima untuk mengukur keberkesanan). Gangguan ialah unsur luaran yang mempengaruhi proses komunikasi. Aliran barang dan perkhidmatan bermula dengan mewujudkan katalog (pemasaran dan jualan), penerimaan pesanan (jualan), jadual pengeluaran (jualan dan pengeluaran), pesanan bahan mentah (pembelian), penerimaan invois pembekal dan pembayaran (kewangan), pengeluaran dan pengedaran (pengeluaran dan pengagihan), dan penghantaran invois kepada pembeli serta penerimaan bayaran (kewangan).

Proses komunikasi: Penghantar -> Enkod -> Saluran -> Dekod -> Penerima -> Maklum balas (+ Gangguan)

Interaksi Bahagian Fungsian Dalam Dua Perniagaan Berlainan

Bahagian fungsian berbeza antara satu sama lain mengikut saiz perniagaan, namun setiap bahagian perlu berinteraksi dengan bahagian fungsian perniagaan yang lain bagi melancarkan aktiviti perniagaan. Perniagaan kecil mempunyai bahagian fungsian yang sedikit dan berinteraksi secara formal dan tidak formal; staf jualan mengetahui pelanggan yang membayar bil serta merta dan yang masih berhutang; pengurus mudah memantau aktiviti staf; pertanyaan pelanggan dapat diselesaikan dengan segera. Dalam perniagaan kecil, Bahagian Jualan berhubung dengan pelanggan tanpa melalui bahagian pengeluaran dan turut melaksanakan fungsi Bahagian Pembelian. Perniagaan besar mempunyai banyak bahagian fungsian dan lebih ramai staf, menyebabkan proses komunikasi menjadi lebih panjang dan mengambil masa yang lama, jadi hubungan komunikasi yang baik antara pengurus dengan pekerja sangat penting; Bahagian Jualan perniagaan besar harus mengetahui jadual pengeluaran dan tarikh penghantaran pesanan yang dipersetujui dengan bahagian pengeluaran. Contoh interaksi: perniagaan kecil menghubungi perniagaan besar bagi meluaskan pasaran sedia ada kepada pasaran yang lebih besar dan mempelajari kaedah pengurusan sumber manusia serta sistem pentadbiran yang baik, manakala perniagaan besar menghubungi perniagaan kecil bagi menambah dan mengukuhkan pasaran sedia ada.

Perniagaan kecil = sedikit bahagian, komunikasi pantas, interaksi formal dan tidak formal | Perniagaan besar = banyak bahagian, ramai staf, komunikasi panjang dan lama

Contoh soalan

Carta organisasi menggambarkan beberapa aspek penting dalam sesebuah organisasi perniagaan. Terangkan aspek-aspek tersebut.

• Pembahagian kerja - pengagihan tugas dan tanggungjawab yang perlu dilakukan dalam perniagaan berdasarkan tahap jawatan yang dipegang.
• Contohnya bahagian pengurusan bertanggungjawab membuat perancangan dan pengawalan manakala bahagian operasi melaksanakan tugas yang telah dirancang.
• Hubungan antara ketua dengan pekerja - ketua mempunyai kuasa mengarah kepada pekerja di bawahnya, dan pekerja perlu melaksanakan tugas yang diarahkan serta melaporkan kepada ketua.
• Jenis tugas - jenis tugas yang dijalankan berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab yang diberikan oleh ketua serta bergantung pada jawatan yang disandang.
• Hierarki pengurusan - terdapat tiga peringkat iaitu pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.
• Pengurusan atasan bertanggungjawab pada keseluruhan operasi organisasi, pengurusan pertengahan pada bahagian masing-masing dan pengurusan bawahan pada unit masing-masing.

Contoh soalan

Encik Affan merupakan pengurus bahagian fungsian pengeluaran di sebuah kilang. Jelaskan peranan Encik Affan dalam melaksanakan kawalan pengeluaran.

• Kawalan awalan - memastikan semua bahan atau input berada dalam keadaan baik dan berkualiti sebelum proses transformasi dimulakan.
• Contohnya memastikan mesin dalam keadaan baik, bahan mentah yang berkualiti dan tenaga kerja yang mencukupi.
• Kawalan semasa (kawalan pengeluaran) - memastikan proses pengeluaran berjalan lancar serta membantu mengatasi masalah yang timbul dalam pengeluaran dengan segera.
• Kawalan semasa (kawalan utiliti mesin) - memastikan peralatan dan mesin dalam keadaan baik, mengawal penggunaan mesin, membaiki mesin dengan segera jika berlaku kerosakan dan menyelia mesin secara konsisten dan berkala.
• Kawalan semasa (kawalan staf) - memastikan semua staf bekerja secara efektif, efisien dan fokus kepada sasaran pengeluaran serta memastikan jumlah tenaga buruh mencukupi.
• Kawalan selepas - pemeriksaan kualiti terakhir bagi memastikan produk yang dihasilkan berada pada standard yang betul.
• Kawalan selepas juga berfungsi membuat pemeriksaan produk sama ada secara manual atau automatik dan membuat pemeriksaan kualiti.
• Selain itu, Encik Affan berperanan merancang dan menjalankan proses transformasi input iaitu tanah, buruh, teknologi dan bahan mentah untuk menghasilkan output.

Contoh soalan

Maklumat berikut berkaitan dengan ciri-ciri sesuatu produk: barang yang tidak tahan lama seperti barang pertanian, barang bernilai tinggi seperti kapal terbang, dan perkhidmatan profesional seperti khidmat doktor dan guaman. Nyatakan dan jelaskan jenis saluran agihan yang sesuai untuk mengagihkan produk tersebut. Kemudian, huraikan tiga saluran agihan yang lain.

• Saluran 1: Pengeluar kepada pengguna, iaitu saluran pemasaran langsung.
• Pengeluar memasarkan barang secara terus kepada pengguna akhir dan saluran ini tidak melibatkan orang tengah.
• Barang yang sesuai ialah barang tidak tahan lama seperti barang pertanian, barang bernilai tinggi seperti kapal terbang, barang tempahan khas seperti pakaian dan perkhidmatan profesional seperti khidmat doktor dan guaman.
• Saluran 2: Pengeluar kepada peruncit kepada pengguna, melibatkan satu orang tengah sahaja; wujud apabila peruncit membeli secara besar-besaran terus daripada pengeluar.
• Barang yang sesuai bagi Saluran 2 ialah barang yang memerlukan khidmat nasihat pakar dan barang tahan lama seperti kosmetik, tayar, alat elektrik dan pakaian.
• Saluran 3: Pengeluar kepada pemborong kepada peruncit kepada pengguna, mengandungi dua pihak pengantara.
• Pemborong membeli barang daripada pengeluar secara pukal dan memecah pukal dalam kuantiti kecil untuk dijual kepada peruncit; barang yang sesuai ialah barang keperluan harian seperti gula, beras dan barang dapur.
• Saluran 4: Pengeluar kepada ejen kepada peruncit kepada pengguna; pengeluar melantik ejen untuk memasarkan dan mengedarkan barangnya kepada peruncit, sesuai untuk pakaian berjenama, buku dan majalah.

Contoh soalan

Jelaskan langkah-langkah pembangunan produk baharu dalam sesebuah organisasi perniagaan.

• Penjanaan idea - carian sistematik untuk idea produk baharu berdasarkan sumber dalaman (R&D syarikat, pengurusan, kakitangan) dan sumber luaran (pelanggan, pesaing, pengedar, pembekal, firma reka bentuk).
• Penyaringan idea - mengkaji idea produk baharu untuk memilih yang terbaik dan menggugurkan yang kurang berpotensi secepat mungkin.
• Pembangunan produk dan pengujian konsep - menguji konsep baharu produk dengan kumpulan pengguna sasaran untuk mengetahui sama ada konsep berjaya menarik perhatian mereka.
• Pembangunan strategi pemasaran - menerangkan sasaran pasaran, posisi produk yang dirancang, jualan, syer pasaran dan matlamat keuntungan.
• Analisis perniagaan - kajian semula jualan, kos dan unjuran keuntungan untuk mengetahui sama ada dapat memenuhi objektif syarikat.
• Pembangunan produk - proses mereka bentuk produk daripada idea atau proses pembuatan produk prototaip.
• Ujian pemasaran - ujian ke atas produk prototaip untuk mengenal pasti penerimaan pengguna terhadap produk yang dibangunkan.
• Komersialisasi - membuat keputusan berkaitan dengan di mana (tempat), bila, kepada siapa (sasaran pasaran) dan bagaimana (cara promosi dilakukan).

Contoh soalan

Jelaskan tujuan penggunaan teknologi maklumat dalam sesebuah organisasi perniagaan.

• Membantu memudahkan sistem operasi - ICT membantu organisasi membuat keputusan, menyesuaikan diri dengan perubahan dan meningkatkan komunikasi dalam organisasi.
• Memperoleh maklumat dengan mudah dan cepat daripada pelbagai sumber, seterusnya mempercepatkan proses penjanaan idea.
• Memperluas skop perniagaan daripada berurusan secara fizikal kepada secara maya, membolehkan organisasi mendapat pelanggan yang lebih ramai di seluruh dunia.
• Memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan kerana kewujudan perisian yang memastikan ketepatan dalam pengiraan dan kemasukan data.
• Menjadikan operasi perniagaan lebih efektif dan efisien serta meningkatkan kelebihan persaingan dalam kalangan pesaing.
• Meluaskan pasaran perniagaan ke tahap global melalui teknologi tanpa sempadan, membolehkan perniagaan memaksimumkan keuntungan.
• Mewujudkan hubungan dan jaringan yang lebih luas dengan pelanggan dan rakan strategik kerana tiada lagi halangan komunikasi.
• Mempercepatkan sistem pengeluaran dan pengedaran kerana proses pengeluaran dipantau secara lebih sistematik.

Contoh soalan

Aliran maklumat antara bahagian fungsian melibatkan proses komunikasi. Terangkan enam langkah dalam proses komunikasi tersebut.

• Penghantar - pihak yang mencipta maklumat daripada pencetusan idea.
• Enkod - proses pengolahan terhadap sesuatu idea sedia ada seperti dalam bentuk tulisan, gambar dan pertuturan agar dapat difahami penerima dengan mudah.
• Saluran - kaedah yang digunakan untuk menghantar mesej; penghantar memilih saluran yang sesuai dan boleh terdiri daripada gabungan audio, visual dan bertulis.
• Dekod - proses pihak penerima menterjemahkan mesej yang dihantar oleh penghantar mengikut kefahamannya.
• Penerima - pihak yang menerima mesej dan menterjemahkannya berdasarkan pengalaman, budaya, dan latar belakang keluarga atau pendidikan.
• Maklum balas - tindak balas penerima terhadap mesej yang diterima, penting untuk mengukur tahap keberkesanan proses komunikasi; boleh diberi dalam bentuk tulisan atau kata, isyarat badan atau memek muka.
• Gangguan - unsur luaran yang mempengaruhi proses komunikasi dan wujud daripada pelbagai aspek termasuk persekitaran.