Pengurusan Sumber Fizikal Dan Teknologi — Nota JomSkor

Definisi dan Tujuan Mengurus Sumber Fizikal

Sumber fizikal dapat didefinisikan sebagai aset yang berbentuk ketara atau nyata untuk dimanfaatkan oleh organisasi bagi menjalankan perniagaannya. Sumber fizikal termasuk bahan mentah, produk siap, prasarana perkilangan, pejabat pentadbiran, perabot, komputer dan kenderaan. Tujuan mengurus sumber fizikal adalah untuk memastikan semua jenis sumber fizikal berada dalam keadaan selamat, berfungsi dan boleh digunakan bagi memudahkan urusan penghasilan produk atau perkhidmatan. Kejayaan sesebuah perniagaan dipengaruhi oleh pengurusan sumber fizikal dan sumber teknologi yang cekap, jadi seseorang usahawan perlu mengetahui prosedur mengurus kedua-dua sumber ini secara berkesan.

Sumber fizikal = aset ketara/nyata -> tujuan urus: selamat + berfungsi + boleh digunakan

Enam Jenis Sumber Fizikal

Bangunan adalah tempat untuk menjalankan operasi perniagaan manakala kemudahan merujuk kepada kelengkapan infrastruktur yang boleh membantu pengurusan perniagaan; keadaan bangunan yang selamat dan kelengkapan kemudahan dapat menjamin kelancaran perniagaan. Kilang adalah tempat memproses bahan mentah kepada produk siap dan mesin merupakan jentera pemprosesan bahan mentah; penyelenggaraannya penting untuk memastikan pengeluaran yang efektif. Peralatan teknologi maklumat dan komunikasi seperti telefon, komputer, mesin cetak dan telefon pintar perlu diurus dengan baik supaya dapat mempercepatkan dan memudahkan urusan perniagaan. Stok ialah barang siap atau barang dagangan yang sedia untuk dijual dan disimpan di dalam stor atau gudang, dan hendaklah diperiksa secara berkala untuk memastikan stok sentiasa sedia ada apabila dikehendaki. Bahan mentah digunakan dalam pengeluaran barang untuk menghasilkan barang lain atau barang siap, dan perlu diurus dengan teliti supaya tidak berlaku kerosakan sebelum diproses. Produk siap ialah barang akhir setelah siap diproses dan sedia untuk dijual di pasaran, terdiri daripada barang keperluan dan barangan kehendak, dan perlu diurus dengan sistematik bagi memastikan kualiti produk berada dalam keadaan yang baik.

Bangunan dan kemudahan + Kilang dan mesin + Peralatan TMK + Stok + Bahan mentah + Produk siap

Prosedur 1: Perlindungan Insurans dan Keselamatan

Insurans penting kepada usahawan untuk melindungi perniagaan daripada risiko seperti kebakaran, kecurian dan penghantaran barang tertangguh supaya usahawan lebih yakin untuk memajukan perniagaan mereka. Insurans kebakaran melindungi bangunan, mesin, stok serta kilang daripada kebakaran. Insurans kecurian melindungi perniagaan daripada kehilangan atau kerosakan akibat rompakan atau kecurian dan semua aset usahawan akan dilindungi. Perniagaan juga boleh mengambil insurans untuk risiko seperti perlindungan wang, penghantaran stok tertangguh, jaminan kesetiaan pekerja dan perlindungan liabiliti awam. Usahawan juga boleh mengambil insurans lain untuk melindungi perniagaan dan pekerja seperti perlindungan wang, perlindungan penyakit berjangkit dan perlindungan penyakit kritikal. Dari segi keselamatan pula, usahawan perlu memastikan semua bangunan dan kilang dilengkapi dengan alat pemadam api, kamera litar tertutup, alat penggera dan mempunyai laluan kecemasan. Semua pekerja yang mengendalikan mesin mesti mempelajari cara-cara menggunakannya dengan betul dan semua mesin mesti memenuhi piawaian keselamatan yang ditetapkan.

Insurans kebakaran + kecurian + penghantaran barang tertangguh + kehilangan/kerosakan barangan -> ditambah langkah keselamatan premis

Prosedur 2: Penyelenggaraan dan Baik Pulih Secara Terancang

Penyelenggaraan dan baik pulih merupakan gabungan tindakan teknikal dan pentadbiran sama ada untuk mengekalkan atau memulihkan sumber tersebut supaya dapat berfungsi dengan baik. Mesin dan peralatan teknologi maklumat dan komunikasi perlu sentiasa diselenggara secara berkala bagi memastikan operasi berjalan lancar, dan pengurusan baik pulih peralatan perlu sentiasa dirancang bagi memastikan jika berlaku kerosakan, ia dapat diselesaikan dengan segera. Penyelenggaraan dan baik pulih secara berkala terhadap sumber fizikal dapat memastikan kelancaran produktiviti perniagaan dan secara langsung dapat menjamin pengeluaran serta keuntungan perniagaan. Penyelenggaraan melibatkan dua perkara: penyediaan jadual pemeriksaan untuk memastikan kerosakan peralatan dapat dicegah sebelum peralatan rosak, dan kerja-kerja pembaikan yang perlu dilaksanakan bagi membaiki peralatan yang bermasalah.

Penyelenggaraan = gabungan tindakan teknikal + pentadbiran -> mengekal ATAU memulih fungsi sumber | Jadual pemeriksaan (cegah) + kerja pembaikan (pulih)

Sumber Teknologi: Tiga Jenis dan Tujuan Mengurusnya

Pemilik perniagaan menggunakan maklumat sumber teknologi untuk membantunya membuat keputusan yang tepat. Sumber teknologi yang biasa wujud dalam sesebuah organisasi perniagaan ialah harta intelek, lesen perisian serta kemahiran dan pengalaman pekerja, dan sumber teknologi boleh dilindungi dengan cara mendaftar paten dan hak cipta terpelihara. Harta intelek merujuk kepada hasil kreativiti atau ciptaan daya intelektual seseorang; tujuan mengurus harta intelek adalah untuk menjaga perniagaan daripada ancaman cetak rompak, barangan tiruan, penyalahgunaan dan penggunaan tanpa kebenaran; contohnya reka bentuk, lukisan, muzik dan video. Lesen perisian ialah perjanjian bertulis antara pemilik dengan pengguna perisian; penggunaan perisian tanpa lesen merupakan satu jenayah perdagangan, jadi usahawan patut mendapatkan perisian tulen bagi mengelakkan diri daripada dikenakan saman serta melindungi nama baik perniagaan. Kemahiran dan pengalaman pekerja penting supaya kualiti dan prestasi perniagaan terjamin dan dapat mengelakkan pembaziran tenaga kerja; pekerja yang mahir dan berpengalaman dalam bidang yang diceburi dapat mengelak berlaku kesilapan semasa menjalankan tugas, boleh meningkatkan produktiviti perniagaan dan biasanya akan dibayar gaji yang tinggi.

Harta intelek + Lesen perisian + Kemahiran dan pengalaman -> dilindungi melalui paten dan hak cipta terpelihara

Pengurusan Paten

Paten adalah hak eksklusif untuk suatu reka cipta, sama ada berupa satu produk atau satu proses untuk menghasilkan sesuatu yang baharu. Semua reka cipta yang hendak dipatenkan mestilah yang belum dizahirkan oleh mana-mana syarikat. Pendaftaran paten penting kepada sesebuah syarikat kerana hak cipta mereka akan dilindungi undang-undang. Usahawan boleh mendaftar paten melalui Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO). Pendaftaran paten di Malaysia hanya melayakkan perlindungan di Malaysia sahaja. Di Malaysia, pemilikan paten kepada syarikat yang berdaftar akan dilindungi selama 20 tahun dari tarikh pemfailan. Peranan MyIPO ialah memantau pembangunan harta intelektual (IP) di Malaysia dan menggalakkan lebih ramai orang menjadi pemilik harta intelek, serta memberi nasihat dalam semakan semula dan mengemas kini perundangan harta intelek.

Paten = hak eksklusif reka cipta (produk ATAU proses) yang baharu + belum dizahirkan -> daftar MyIPO -> lindung 20 tahun dari tarikh pemfailan, dalam Malaysia sahaja

Pengurusan Hak Cipta Terpelihara

Hak cipta adalah hak eksklusif kepada pencipta karya untuk mengawal penggunaan karya mereka untuk tempoh masa tertentu. Perlindungan hak cipta di Malaysia berdasarkan kepada Akta Hak Cipta 1987. Perlindungan hak cipta hanya boleh diberikan kepada ekspresi idea yang telah direkod atau telah dijadikan bahan dizahirkan. Tujuan usahawan memohon hak cipta terpelihara adalah untuk melindungi hasil ciptaan supaya tidak salah guna untuk kepentingan pihak lain. Semua permohonan boleh dikemukakan kepada MyIPO. Karya-karya yang layak mendapat perlindungan hak cipta terpelihara ialah karya sastera, karya muzik, karya seni, filem, rakaman bunyi, siaran dan karya terbitan; karya-karya ini dilindungi tanpa mengira kualiti dan tujuan karya itu dihasilkan. Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Koperasi dan Kepenggunaan serta Polis Diraja Malaysia merupakan penguatkuasa undang-undang hak cipta di Malaysia.

Hak cipta = hak eksklusif pencipta karya mengawal penggunaan karya untuk tempoh tertentu | Akta Hak Cipta 1987 + mohon kepada MyIPO

Aplikasi: Pengurusan Sumber PERODUA

Perusahaan Otomobil Kedua Sendirian Berhad (PERODUA) telah berjaya menguruskan sumber fizikal dan sumber teknologi secara terancang sehingga dapat menghasilkan pelbagai jenis kereta yang setanding dengan kereta import. Bangunan dan kemudahan: PERODUA mendirikan bangunan sendiri di Rawang, Selangor bagi memudahkan urusan pentadbiran, menyediakan makmal ujian penyelidikan dan pembangunan, trek ujian kenderaan dan pusat pembelajaran, serta menyewa ruang bangunan sebagai bilik pameran di setiap cawangan. Peralatan TMK: menggunakan komputer, telefon pintar serta perisiannya dalam bangunan pejabat, kilang dan bilik pameran; perisian memudahkan pekerja menjalankan proses kawalan mutu terhadap kereta siap pasang dan mengesan kecacatan. Kilang dan mesin: kilang didirikan di Sungai Choh, Rawang dengan keluasan 80 hektar, dilengkapi pelbagai mesin pemprosesan, dan mesin sentiasa diselenggara oleh jurutera dan juruteknik bertauliah secara berkala mengikut jadual. Produk siap: bahagian penjaminan kualiti membuat kaji selidik sikap pengguna sehingga terhasil Myvi, Alza, Axia dan Bezza, dan maklum balas pelanggan disalurkan kepada jurutera untuk memperbaiki mutu produk. Stok: stok seperti Myvi dan Bezza disimpan dalam gudang serta di pusat jualan dan pameran. Sumber teknologi: PERODUA mempatenkan reka bentuk kereta bagi mengelakkannya ditiru, dan bekerjasama dengan syarikat Jepun seperti Daihatsu untuk meningkatkan kemahiran terkini dan pengalaman pekerja.

Sumber fizikal PERODUA (bangunan Rawang + kilang Sungai Choh 80 hektar + TMK + produk siap + stok) berpadu dengan sumber teknologi (paten reka bentuk + kemahiran melalui Daihatsu)

Perbandingan Produk vs Perkhidmatan dan Perkaitan Kedua-dua Sumber

Bandingkan Syarikat Biskut Rangup Suria (berasaskan produk) dengan Syarikat Servis Motor Izhar (berasaskan perkhidmatan). Sumber fizikal Rangup Suria: kilang, premis perniagaan, mesin pengadun, ketuhar, bahan mentah (tepung, gula, mentega) dan biskut rangup; sumber fizikal Servis Motor Izhar: bengkel, alat menukar tayar, alatan untuk baiki motor dan stok tayar. Sumber fizikal perniagaan produk lebih banyak kerana melibatkan bahan mentah dan produk siap, manakala perniagaan perkhidmatan menggunakan sumber fizikal yang kurang kerana ia memberikan perkhidmatan kepada pelanggan sahaja. Dari segi prosedur mengurus, kedua-duanya mengambil insurans yang berkaitan seperti insurans kebakaran, kecurian, kehilangan dan kerosakan serta menyelenggara mesin dan peralatan mereka. Sumber teknologi Rangup Suria ialah kemahiran mencipta resipi biskut, kemahiran mengendalikan mesin dan peralatan berteknologi tinggi serta perlindungan harta intelek iaitu resipi biskut, dan prosedurnya ialah mendaftar paten produk bagi melindungi produk daripada ditiru; sumber teknologi Servis Motor Izhar ialah kemahiran membaiki, mengecat dan mengetuk, tetapi tidak ada perkhidmatan yang boleh dipatenkan. Rumusannya, sumber fizikal dan sumber teknologi mempunyai perkaitan yang rapat serta saling bergantung antara satu sama lain dan digunakan secara serentak dalam menjalankan operasi perniagaan.

Perniagaan produk = sumber fizikal LEBIH banyak (bahan mentah + produk siap) & boleh dipatenkan | Perniagaan perkhidmatan = sumber fizikal KURANG & tiada perkhidmatan boleh dipatenkan

Contoh soalan

Nyatakan enam jenis sumber fizikal yang perlu diuruskan oleh usahawan dan terangkan secara ringkas kegunaan setiap satu.

• Bangunan dan kemudahan - bangunan ialah tempat menjalankan operasi perniagaan manakala kemudahan ialah kelengkapan infrastruktur yang membantu pengurusan perniagaan.
• Kilang dan mesin - kilang ialah tempat memproses bahan mentah kepada produk siap dan mesin ialah jentera pemprosesan bahan mentah.
• Peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK) - seperti telefon, komputer, mesin cetak dan telefon pintar yang mempercepatkan serta memudahkan urusan perniagaan.
• Stok - barang siap atau barang dagangan yang sedia untuk dijual dan disimpan di dalam stor atau gudang.
• Bahan mentah - digunakan dalam pengeluaran untuk menghasilkan barang lain atau barang siap.
• Produk siap - barang akhir setelah siap diproses dan sedia untuk dijual di pasaran, terdiri daripada barang keperluan dan barangan kehendak.

Contoh soalan

Encik Liew bercadang mengeluarkan produk sabun mandi berasaskan madu kelulut untuk kegunaan harian dan menjualnya di kedai runcit serta secara dalam talian. Bagaimanakah prosedur mengurus sumber fizikal yang perlu dilaksanakan oleh Encik Liew?

• Perlindungan insurans dan keselamatan - Encik Liew perlu mengambil insurans yang sesuai bagi mengelakkan daripada berlakunya kerugian.
• Insurans kebakaran boleh diambil bagi melindungi bangunan, mesin, stok serta kilang daripada kebakaran.
• Insurans kecurian boleh diambil bagi melindungi perniagaan daripada kehilangan atau kerosakan akibat rompakan atau kecurian.
• Dari segi keselamatan, bangunan dan kilang perlu dilengkapi alat pemadam api, kamera litar tertutup, alat penggera dan laluan kecemasan.
• Penyelenggaraan dan baik pulih secara terancang - mesin dan peralatan TMK perlu diselenggara secara berkala bagi memastikan operasi berjalan lancar.
• Penyediaan jadual pemeriksaan bagi mencegah kerosakan peralatan sebelum ia rosak, dan kerja-kerja pembaikan dilaksanakan bagi membaiki peralatan yang bermasalah.

Contoh soalan

Senaraikan tiga sumber teknologi dan jelaskan tujuan mengurus setiap satunya.

• Harta intelek - hasil kreativiti atau ciptaan daya intelektual seseorang seperti reka bentuk, lukisan, muzik dan video.
• Tujuan mengurus harta intelek ialah menjaga perniagaan daripada ancaman cetak rompak, barangan tiruan, penyalahgunaan dan penggunaan tanpa kebenaran.
• Lesen perisian - perjanjian bertulis antara pemilik dengan pengguna perisian.
• Tujuan mengurus lesen perisian ialah supaya usahawan menggunakan perisian tulen kerana penggunaan perisian tanpa lesen merupakan jenayah perdagangan; ini mengelakkan saman dan melindungi nama baik perniagaan.
• Kemahiran dan pengalaman - kemahiran serta pengalaman pekerja dalam bidang yang diceburi.
• Tujuan mengurus kemahiran dan pengalaman ialah menjamin kualiti dan prestasi perniagaan, mengelakkan pembaziran tenaga kerja, mengelak kesilapan semasa bertugas dan meningkatkan produktiviti perniagaan.

Contoh soalan

Encik Manoharan seorang graduan Rekaan Dalaman ingin menjalankan perniagaan perkhidmatan rekaan dalaman bangunan pejabat dan rumah. (a) Apakah prosedur yang diperlukan untuk mengurus sumber teknologi beliau? (b) Jelaskan prosedur tersebut.

• (a) Pengurusan hak cipta terpelihara.
• (b) Hak cipta adalah hak eksklusif kepada pencipta karya untuk mengawal penggunaan karya mereka untuk tempoh masa tertentu.
• (b) Perlindungan hak cipta di Malaysia berdasarkan kepada Akta Hak Cipta 1987 dan hanya diberikan kepada ekspresi idea yang telah direkod atau telah dijadikan bahan dizahirkan, seperti karya seni rekaan dalaman beliau.
• (b) Tujuannya adalah untuk melindungi hasil ciptaan supaya tidak salah guna untuk kepentingan pihak lain.
• (b) Semua permohonan boleh dikemukakan kepada Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO).

Contoh soalan

Jelaskan pengurusan paten dan kelebihan mendaftarkan harta intelek kepada sesebuah syarikat.

• Paten adalah hak eksklusif untuk suatu reka cipta, sama ada berupa satu produk atau satu proses untuk menghasilkan sesuatu yang baharu.
• Semua reka cipta yang hendak dipatenkan mestilah yang belum dizahirkan oleh mana-mana syarikat.
• Usahawan boleh mendaftar paten melalui Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO), dan pendaftaran paten di Malaysia hanya melayakkan perlindungan di Malaysia sahaja.
• Kelebihannya, pendaftaran paten penting kerana hak cipta syarikat akan dilindungi undang-undang; pemilikan paten kepada syarikat yang berdaftar dilindungi selama 20 tahun dari tarikh pemfailan.
• Kelebihan lain ialah perniagaan terselamat daripada ancaman cetak rompak, barangan tiruan, penyalahgunaan dan penggunaan tanpa kebenaran; contohnya PERODUA telah mempatenkan reka bentuk keretanya bagi mengelakkannya ditiru.