Pengurusan Sumber Manusia — Nota JomSkor

Definisi dan Kepentingan Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan sumber manusia ialah satu usaha pembangunan tenaga kerja dalam organisasi untuk menarik, membangun dan mengekalkan tenaga pekerja yang berprestasi tinggi. Ia juga dikenali sebagai pengurusan modal insan yang memfokuskan kepada keperluan tenaga kerja dan pengurusan dalam pembahagian kerja, dan perlu dirangka, dirancang serta dilaksanakan secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat perniagaan yang disasarkan. Enam kepentingan pengurusan sumber manusia ialah: sumber manusia sentiasa mencukupi, kebajikan pekerja sentiasa dijaga, sumber manusia diberikan latihan yang cukup dan terkini, prestasi sumber manusia sentiasa dipantau, pengagihan sumber manusia secara berkesan, dan tahap motivasi pekerja sentiasa tinggi. Amalan pengurusan sumber manusia yang berkesan boleh mempengaruhi kepuasan pekerja dan pelanggan, inovasi dan kreativiti pekerja, meningkatkan produktiviti kerja, membangunkan reputasi perniagaan yang baik dan memberikan kelebihan bersaing berbanding organisasi lain.

Menarik + Membangun + Mengekalkan tenaga pekerja yang berprestasi tinggi

Sembilan Peranan Pengurusan Sumber Manusia

Peranan pengurusan sumber manusia melibatkan proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal keperluan sumber manusia dalam perniagaan. Sembilan peranannya ialah: (i) keperluan pekerja, merekrut pekerja, kontrak pekerjaan dan deskripsi tugas - teknik merekrut dan proses pemilihan menarik calon berkelayakan, deskripsi tugas yang jelas memastikan pekerja bertugas dengan cekap, dan kontrak yang menarik memastikan kesetiaan pekerja; (ii) membangunkan pasukan untuk mencapai sasaran menerusi semangat berpasukan, Indeks Pencapaian Utama (KPI) pasukan dan perkongsian pengetahuan, pengalaman serta kemahiran; (iii) prestasi pasukan yang mempengaruhi produktiviti, kuantiti dan kualiti pengeluaran, dan boleh dipertingkatkan melalui latihan dan kursus intensif; (iv) latihan dan peningkatan kemahiran secara berterusan seperti latihan sambil bekerja; (v) membentuk persekitaran kerja yang positif dan harmoni bagi meningkatkan produktiviti, motivasi dan kepuasan kerja serta mengurangkan kesilapan tugas dan tekanan kerja; (vi) pemantapan budaya profesional menerusi amalan kerja beretika, berintegriti dan mementingkan kecemerlangan; (vii) menggalakkan kreativiti dan inovasi menerusi pembangunan bakat dan sumber pembiayaan pendidikan; (viii) pemberian insentif yang munasabah untuk meningkatkan prestasi, motivasi dan kesetiaan pekerja serta memastikan pekerja rasa dihargai; dan (ix) pemberhentian pekerja secara sistematik supaya tiada pembaziran sumber manusia. Bagi pemantapan budaya profesional, konsep pengurusan Jepun seperti Total Quality Management (TQM), Kaizen, 5S dan Zero Defect boleh diamalkan dalam memberikan perkhidmatan terbaik kepada para pelanggan. Bagi pemberhentian pula, jenis penamatan kontrak perkhidmatan ialah persaraan, penamatan perkhidmatan secara sukarela, penamatan perkhidmatan secara tindakan disiplin dan pemecatan; pekerja yang diberhentikan diberikan ganjaran atau pampasan setimpal oleh majikan seperti bayaran gratuiti, persaraan dan pencen sebagai tanda penghargaan atas sumbangan mereka.

Keperluan & rekrut -> Bangun pasukan -> Prestasi pasukan -> Latihan -> Persekitaran harmoni -> Budaya profesional -> Kreativiti & inovasi -> Insentif -> Pemberhentian

Aplikasi PSM dalam Pembangunan Perniagaan Mampan

Perniagaan yang mampan merupakan perniagaan yang memiliki kekuatan tersendiri dalam aspek penciptaan nilai serta mampu mengekalkan pencapaian prestasi kedudukan kewangan dan penarafan yang meningkat secara berterusan. Maybank, institusi perbankan terbesar di Malaysia, mengekalkan kemampanan menerusi program kompetensi dan praktikal serta latihan penginstitusian bersama pihak kerajaan dan swasta; penetapan Indeks Prestasi Utama (KPI), sesi dialog mingguan dalam talian dan saluran e-mel (ASM) untuk peringkat bawahan menyampaikan idea kepada Exco Kumpulan; program kepimpinan dan pembangunan kreativiti serta inovasi bakat baharu; dan skim ganjaran seperti peluang pembangunan dan kerjaya, faedah, pelan insentif jangka panjang, tunai boleh ubah, tunai tetap lain dan bayaran asas, berpandukan konsep T.I.G.E.R. PERODUA pula menyediakan penghuraian dan spesifikasi tugas yang jelas serta pembahagian dan pengkhususan kerja; program mentor menti dan pembelajaran kendiri; pemantauan keperluan pekerja melalui pangkalan data pekerja, carta penggantian, pengambilan pekerja secara luaran atau mempromosikan pekerja dalaman; serta pelan penambahbaikan prestasi menerusi ganjaran, insentif, khidmat nasihat dan kaunseling.

Perniagaan mampan = kekuatan penciptaan nilai + prestasi kewangan dan penarafan meningkat berterusan

Enam Aspek Pengelolaan Sumber Manusia

Perancangan pengelolaan sumber manusia membantu merangka pembentukan strategi yang sesuai untuk memenuhi keperluan sumber manusia yang tepat. Enam aspeknya: (1) Penempatan pekerja dan fasiliti - mengikut kemahiran, kebolehan, minat kerjaya dan pengalaman pekerja serta keperluan perniagaan; fasiliti bersesuaian meningkatkan kecekapan (contoh: akauntan memerlukan perisian perakaunan terkini). (2) Standard Prosedur Operasi (SOP) - dokumen arahan bertulis untuk mencapai keseragaman pelaksanaan tugas, meminimumkan risiko dan memelihara keselamatan pekerja (contoh: pekerja pembinaan perlu memakai topi keselamatan). (3) Sistem penggajian - sistem yang kompetitif meningkatkan motivasi; sistem yang tidak adil menyebabkan pekerja tidak kekal lama dan meningkatkan kos melatih pekerja baharu. (4) Penghargaan dan hukuman. (5) Penyelesaian masalah - perhubungan harmoni antara majikan dan pekerja serta perbincangan dari semasa ke semasa bagi menggalakkan komunikasi berkesan. (6) Struktur organisasi.

Penempatan & fasiliti + SOP + Sistem penggajian + Penghargaan & hukuman + Penyelesaian masalah + Struktur organisasi

Penghargaan, Hukuman dan Jenis Kesalahan Kakitangan

Pekerja yang berprestasi tinggi harus diberi penghargaan. Pekerja yang berprestasi rendah dan bermasalah akan dikenakan hukuman seperti amaran lisan dan bertulis, potongan gaji, tiada kenaikan pangkat, tiada insentif diberikan dan akhirnya pemberhentian kerja. Tujuan hukuman adalah sebagai peringatan dan pengajaran supaya pekerja lebih berdisiplin dan dapat meningkatkan prestasi. Enam jenis kesalahan kakitangan dalam sesebuah perniagaan ialah pecah amanah, tidak beretika, ingkar arahan tanpa sebab kukuh, ponteng kerja, salah guna aset syarikat dan rasuah. Fungsi struktur organisasi pula adalah untuk memberi penjelasan tentang tanggungjawab, jawatan, jalur hubungan komunikasi dan deskripsi tugas. Kepentingannya: mengagihkan sumber dengan cekap mengikut keperluan setiap unit; membolehkan penyelarasan antara fungsi kerana setiap jabatan mempunyai objektif berlainan; menetapkan bidang tugas dan tanggungjawab berdasarkan kompetensi, pengetahuan dan kepakaran; serta mewujudkan rantaian arahan dan komunikasi.

Kesalahan = Pecah amanah, Rasuah, Ponteng kerja, Salah guna aset syarikat, Ingkar arahan tanpa sebab kukuh, Tidak beretika

Kemahiran Kebolehkerjaan

Kebolehkerjaan boleh didefinisikan sebagai kemahiran atau kebolehan yang dimiliki oleh pekerja sehingga membuatkan bakal majikan berminat untuk menawarkan pekerjaan kepada mereka. Antara kemahiran kebolehkerjaan yang diperlukan ialah kemahiran berkomunikasi, kerja berpasukan, penyelesaian masalah, perancangan dan pengurusan diri, keupayaan pembelajaran, penggunaan teknologi terkini, berinisiatif dan keusahawanan. Kemahiran kebolehkerjaan mencakupi lima aspek: (1) Kelayakan yang bersesuaian - majikan mengambil pekerja berdasarkan kelayakan mengikut keperluan perniagaan, dan kepelbagaian ujian diperlukan untuk menilai personaliti dan kebolehan calon (contoh: akauntan perlu memiliki kelayakan akademik perakaunan dan kelayakan profesional daripada badan perakaunan bertauliah). (2) Berpengalaman - majikan mengutamakan calon berpengalaman kerana dapat menjimatkan masa dan kos latihan (contoh: usahawan restoran mengutamakan cef berpengalaman). (3) Berpengetahuan tentang produk dan perkhidmatan - membolehkan pekerja memasarkan produk dengan berkesan, termasuk melalui media sosial (contoh: pegawai bank perlu tahu produk perbankan terkini). (4) Berpengalaman dalam industri tertentu (contoh: pramugari yang lama berkhidmat lebih terlatih). (5) Keberkesanan mencapai sasaran individu dan pasukan atau jabatan - komitmen dan daya usaha kerja yang positif membentuk kesepakatan harmoni.

Kebolehkerjaan = kemahiran/kebolehan pekerja yang menarik minat bakal majikan

Lima Jenis Struktur Organisasi

Struktur organisasi perniagaan menunjukkan cara pembahagian setiap tugas dan tanggungjawab dalam kalangan pekerja. (1) Berdasarkan fungsi - digunakan secara meluas kerana mudah dibentuk dan dipraktikkan, diwujudkan berdasarkan fungsi utama seperti pemasaran, pengeluaran, kewangan, penyelidikan dan pembangunan serta pengurusan sumber manusia, dan menempatkan individu mengikut kemahiran atau kepakaran dalam fungsi tertentu. (2) Berdasarkan produk - untuk perniagaan berskala besar yang mengeluarkan pelbagai jenis produk, memudahkan pengurusan menyelaraskan operasi berkaitan; individu bekerja mengikut pengalaman, pengetahuan, kemahiran dan kepakaran dalam penghasilan produk tertentu. (3) Berdasarkan geografi/wilayah - diwujudkan berdasarkan kawasan pasaran yang menjadi fokus syarikat, memerlukan sejumlah kakitangan yang besar di ibu pejabat bagi penyelarasan jabatan, unit dan bahagian di pelbagai wilayah. (4) Berdasarkan pelanggan - diwujudkan berdasarkan keperluan dan kehendak pelanggan, biasanya wujud dalam organisasi yang menawarkan perkhidmatan, dan penempatan pekerja bergantung kepada kepakaran mengikut jenis perkhidmatan. (5) Berdasarkan matriks - dikenali sebagai sistem berbilang arahan, merupakan kombinasi struktur organisasi mengikut fungsi dan mengikut produk.

Fungsi + Produk + Geografi/Wilayah + Pelanggan + Matriks (sistem berbilang arahan)

Sistem Penggajian: Gaji dan Faedah

Gaji ialah bayaran secara tetap yang dibayar oleh majikan kepada pekerja yang menyumbang tenaga dalam sesebuah organisasi, manakala penggajian merujuk kepada semua urusan berkaitan gaji pekerja. Tujuan penggajian adalah untuk menarik pekerja berkhidmat dalam organisasi, mengekalkan pekerja yang berpengalaman dan memotivasikan pekerja. Penggajian melibatkan dua komponen utama iaitu gaji dan faedah. Bentuk gaji: gaji asas (gaji tanpa sebarang pembayaran tambahan seperti elaun, bonus atau komisen, dibayar mengikut perjanjian pekerjaan), upah (bayaran berdasarkan tempoh jam bekerja atau mengikut hari bekerja) dan elaun (bayaran tambahan yang bergantung kepada jenis jawatan yang disandang). Jenis faedah: caruman KWSP ialah simpanan persaraan wajib bagi pekerja yang tertakluk kepada Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991. Kadar dan amaun caruman majikan serta pekerja mesti dirujuk kepada Jadual Ketiga dan kategori pekerja yang berkenaan; kadar tidak seragam untuk semua umur, kewarganegaraan dan julat gaji. Caruman PERKESO memberikan perlindungan keselamatan sosial di bawah Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969. Kategori caruman dan jadual amaun yang berkenaan perlu dikenal pasti; jangan menggabungkan syer majikan daripada satu kategori dengan syer pekerja daripada kategori lain atau menganggap satu kadar terpakai kepada semua pekerja; komisen (ganjaran kepada pekerja yang terlibat dalam aktiviti jualan, bergantung kepada jumlah jualan); pinjaman kewangan; bonus tunai (penghargaan dibayar secara tunai pada akhir tempoh tertentu berdasarkan prestasi perniagaan); biasiswa pendidikan; insurans berkelompok; kemudahan perubatan; kemudahan cuti; tempat penjagaan anak-anak; kemudahan keselamatan; dan kemudahan penginapan.

Penggajian = Gaji (gaji asas, upah, elaun) + Faedah (KWSP, PERKESO, komisen, bonus, kemudahan)

Enam Faktor Penentu Sistem Penggajian

Setiap organisasi mengamalkan sistem penggajian yang berbeza-beza bergantung kepada enam faktor penentu. (1) Kemampuan organisasi - organisasi yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan memberi lebih banyak ganjaran kepada pekerja. (2) Bentuk dan jenis tugas - pekerja yang menjalankan tanggungjawab besar akan diberi ganjaran yang lebih tinggi. (3) Undang-undang dan peraturan kerajaan - pihak kerajaan berkuasa menentukan kadar ganjaran minimum yang perlu diberikan oleh sesebuah organisasi. (4) Ganjaran yang dibayar oleh pesaing - bagi mengelakkan pekerja daripada berhenti, majikan akan memberi ganjaran yang setara atau lebih tinggi berbanding ganjaran oleh pesaing; skim ganjaran yang menarik akan memotivasi dan mengekalkan pekerja serta mengelakkan masalah pusing ganti pekerja. (5) Permintaan dan penawaran buruh - permintaan dan penawaran buruh akan menentukan kadar upah di pasaran. (6) Faktor lokasi - sistem penggajian dipengaruhi oleh kos sara hidup setempat, kedudukan geografi kawasan dan risiko lokasi serta kemudahan infrastruktur yang sedia ada.

Kemampuan organisasi + Bentuk & jenis tugas + Undang-undang & peraturan kerajaan + Ganjaran pesaing + Permintaan & penawaran buruh + Faktor lokasi

Contoh soalan

(a) Berikan definisi bagi pengurusan sumber manusia. [2 markah] (b) Terangkan empat kepentingan pengurusan sumber manusia kepada sesebuah perniagaan. [4 markah]

• (a) Pengurusan sumber manusia ialah satu usaha pembangunan tenaga kerja dalam organisasi untuk menarik, membangun dan mengekalkan tenaga pekerja yang berprestasi tinggi.
• (b) Sumber manusia sentiasa mencukupi supaya operasi perniagaan tidak terganggu oleh masalah kekurangan pekerja.
• (b) Kebajikan pekerja sentiasa dijaga menerusi skim kesihatan dan keselamatan yang bersesuaian.
• (b) Sumber manusia diberikan latihan yang cukup dan terkini mengikut keperluan semasa.
• (b) Prestasi sumber manusia sentiasa dipantau supaya pencapaian kerja dapat dinilai.
• (b) Pengagihan sumber manusia secara berkesan dan tahap motivasi pekerja sentiasa tinggi.

Contoh soalan

Nyatakan lima peranan pengurusan sumber manusia dalam sesebuah perniagaan.

• Menentukan keperluan pekerja, merekrut pekerja, menyediakan kontrak pekerjaan dan deskripsi tugas.
• Membangunkan pasukan untuk mencapai sasaran menerusi semangat berpasukan dan KPI pasukan.
• Memantau prestasi pasukan kerana ia mempengaruhi produktiviti, kuantiti dan kualiti pengeluaran.
• Menyediakan latihan dan peningkatan kemahiran secara berterusan seperti latihan sambil bekerja.
• Membentuk persekitaran kerja yang positif dan harmoni bagi meningkatkan produktiviti dan kepuasan kerja.
• Memantapkan budaya profesional, menggalakkan kreativiti dan inovasi, memberikan insentif yang munasabah serta menguruskan pemberhentian pekerja.

Contoh soalan

Berikan enam aspek pengelolaan sumber manusia dalam pembangunan perniagaan yang mampan.

• Penempatan pekerja dan fasiliti - mengikut kemahiran, kebolehan, minat kerjaya dan pengalaman pekerja.
• Standard Prosedur Operasi (SOP) tugas - dokumen arahan bertulis untuk keseragaman pelaksanaan tugas.
• Sistem penggajian - sistem yang kompetitif akan meningkatkan motivasi pekerja.
• Penghargaan dan hukuman - pekerja berprestasi tinggi diberi penghargaan, pekerja bermasalah dikenakan hukuman.
• Penyelesaian masalah - perhubungan harmoni antara majikan dan pekerja menerusi perbincangan.
• Struktur organisasi - menjelaskan tanggungjawab, jawatan, jalur hubungan komunikasi dan deskripsi tugas.

Contoh soalan

Puan Darina bekerja sebagai Eksekutif Pemasaran yang dibayar gaji asas berjumlah RM3,000 sebulan. Kadar caruman KWSP bahagian pekerja ialah 11% dan bahagian majikan ialah 12%. Kira jumlah caruman KWSP bagi Puan Darina dalam sebulan.

• Caruman bahagian pekerja = 11% x RM3,000 = RM330.
• Caruman bahagian majikan = 12% x RM3,000 = RM360.
• Jumlah caruman KWSP sebulan = RM330 + RM360 = RM690.
• Caruman ini diwajibkan di bawah Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991 (KWSP asalnya ditubuhkan di bawah Ordinan KWSP 1951).

Contoh soalan

Terangkan lima faktor penentu dalam sistem penggajian yang diamalkan oleh sesebuah perniagaan.

• Kemampuan organisasi - organisasi yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan memberi lebih banyak ganjaran kepada pekerja.
• Bentuk dan jenis tugas - pekerja yang menjalankan tanggungjawab besar akan diberi ganjaran yang lebih tinggi.
• Undang-undang dan peraturan kerajaan - pihak kerajaan berkuasa menentukan kadar ganjaran minimum yang perlu diberikan oleh sesebuah organisasi.
• Ganjaran yang dibayar oleh pesaing - majikan memberi ganjaran setara atau lebih tinggi berbanding pesaing bagi mengelakkan masalah pusing ganti pekerja.
• Permintaan dan penawaran buruh - permintaan dan penawaran buruh akan menentukan kadar upah di pasaran.
• Faktor lokasi - dipengaruhi oleh kos sara hidup setempat, kedudukan geografi, risiko lokasi dan kemudahan infrastruktur sedia ada.